Om werknemers te helpen bij het beheren van hun individuele opleidingsrechten, heeft de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg een opleidingsrekening, de zgn. “Federal Learning Account” (“FLA”) ontwikkeld.
De FLA is een digitale toepassing die werknemers een overzicht geeft van hun individuele opleidingsrechten. Werknemers en werkgevers kunnen hier immers in opvolgen welke opleidingen werkgevers hebben aangeboden en welke opleidingen werknemers hebben gevolgd. Telkens wanneer een werknemer een opleiding volgt, wordt het aantal gevolgde opleidingsdagen zo snel mogelijk in de individuele opleidingsrekening vermeld.
De werknemer heeft het recht om, op elk ogenblik en op eenvoudige vraag, zijn individuele opleidingsrekening te raadplegen en er wijzigingen in aan te brengen, in onderling akkoord met zijn werkgever. Minstens één keer per jaar dient de werkgever de betrokken werknemer op de hoogte te brengen van het saldo van het opleidingskrediet en de werknemer te herinneren aan zijn recht tot raadpleging van zijn individuele opleidingsrekening en zijn recht tot verbetering van eventuele fouten.
De werkgever moet voor elk kalenderkwartaal en ten laatste binnen de maand na het einde van het kwartaal, de gevolgde opleiding, de basiskenmerken van de opleiding (zoals begin, einde, aard, resultaat en eventueel de financiering) en het aantal bijhorende opleidingsdagen registreren. Daarnaast moet de werkgever ook de door anderen (de opleidingsverstrekker of "Sigedis", cf. hierna) geregistreerde of berekende gegevens controleren en indien nodig wijzigen of aanvullen.
De overheid zal zelf ook een aantal gegevens registreren en berekenen in de FLA. Deze taak wordt toevertrouwd aan de publieke vzw Sigedis. Sigedis zal de persoonsgegevens in de FLA invoeren en ook het initiële opleidingsrecht per werknemer en per kalenderjaar berekenen, alsook het resterende saldo aan openstaande scholingsrechten.
De werknemer zal de FLA elektronisch kunnen raadplegen via https://careerpro.be/en/federallearningaccount.html. De FLA is sinds 1 april 2024 beschikbaar. In principe dien je als werkgever voor 1 december 2024 te registreren welke opleidingen werknemers gevolgd hebben.
Eens per kwartaal stelt Sigedis overigens een lijst op van werkgevers die in het vorige kwartaal een aantal welomschreven verplichtingen met betrekking tot de FLA niet zijn nagekomen. Sigedis verwittigt de werkgevers, via eBox, welke precieze verplichting(en) ze niet zijn nagekomen en, in de mate van het mogelijke, de redenen daarvoor. Indien de werkgever binnen de 30 kalenderdagen vanaf de datum van de kennisgeving de verplichting(en) uit deze kennisgeving nakomt, schrapt Sigedis deze werkgever van de lijst.
Niet-naleving van de regels inzake het Federal Learning Account kan in principe gesanctioneerd worden door het Sociaal Strafwetboek.