Sociale verkiezingen 2024 : Enkele reminders bij aanvang van de strijd

De komende sociale verkiezingen zullen plaatsvinden tussen 13 en 26 mei 2024 (dag Y). De verkiezingsprocedure – die meer dan 150 dagen duurt – zal echter reeds starten vanaf de maand december 2023. 

Hierna vindt u  enkele geheugensteuntjes om u te helpen vanaf de voorafgaandelijke fases tot aan de organisatie van de eigenlijke verkiezingen.

In welke ondernemingen moeten sociale verkiezingen georganiseerd worden?

Er moet een ondernemingsraad (OR) worden verkozen in de ondernemingen die gemiddeld 100 werknemers tewerkstellen. Daarnaast moet er eveneens een comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) verkozen worden in ondernemingen die gemiddeld 50 werknemers tewerkstellen.

De referteperiode voor de berekening van de gemiddelde tewerkstelling loopt van 1 oktober 2022 tot 30 september 2023 voor de werknemers die tewerkgesteld worden met een arbeidsovereenkomst (zelfs wanneer de uitvoering hiervan geschorst werd, zoals bv. wegens arbeidsongeschiktheid) of een leerovereenkomst. Voor de uitzendkrachten die bij de gebruiker worden tewerkgesteld moet rekening gehouden worden met het tweede trimester van 2023.

De gemiddelde tewerkstelling van werknemers wordt berekend, met uitzondering van de uitzendkrachten, op basis van het totaal aantal kalenderdagen geregistreerd in Dimona voor elk van hen gedurende de referteperiode, gedeeld door 365. Voor uitzendkrachten wordt rekening gehouden met het totaal aantal kalenderdagen dat tijdens het tweede kwartaal van 2023 is gewerkt, gedeeld door 92.

De onderneming = de TBE

De sociale verkiezingen moeten georganiseerd worden op het niveau van de technische bedrijfseenheid (TBE), die wordt gedefinieerd op basis van economische en sociale criteria. Uiterlijk op dag X-35, d.w.z. tussen 9 en 22 januari 2024, worden de TBE’s vastgelegd. Het begrip TBE valt niet noodzakelijk samen met dat van de juridische entiteit. Een juridische entiteit kan dus bestaan uit meerdere TBE’s en omgekeerd.

Concreet zal het bestaan van een zekere autonomie in economische en sociale aangelegenheden het niveau bepalen waarop de OR en het CPBW moeten worden opgericht. In geval van twijfel hebben de sociale criteria voorrang op de economische criteria.

De wet bepaalt niet wat er moet worden verstaan onder "economische en sociale criteria", er moet dus worden teruggegrepen naar de rechtspraak ter zake.

De economische criteria zijn in het bijzonder: de identiteit van de activiteiten, een gemeenschappelijke boekhouding, gemeenschappelijke juridische en administratieve diensten, een gemeenschappelijk economisch en budgettair beleid, de samenstelling van het management, gemeenschappelijke aandeelhouders, enz.

De sociale criteria hebben betrekking op de volgende elementen: gebruik van gemeenschappelijke talen, gemeenschappelijke directie en gemeenschappelijk personeelsbeleid, identiek arbeidsreglement, organisatie van gemeenschappelijke activiteiten, gelijkaardig evaluatie- en promotiesysteem, identiek loonbeleid, gemeenschappelijk intranet enz. 

In functie van de bestaande banden op sociaal en economisch vlak binnen eenzelfde onderneming, kunnen meerdere juridische entiteiten één enkele TBE vormen. De wetgeving bepaalt daaromtrent de voorwaarden waardoor, tot bewijs van het tegendeel, verschillende juridische entiteiten geacht worden één enkele TBE te vormen. Deze vermoedens zijn de volgende:

• de juridische entiteiten maken deel uit van dezelfde economische groep of worden ze bestuurd door eenzelfde persoon of door personen die een economische band hebben tussen elkaar, ofwel hebben deze juridische entiteiten eenzelfde activiteit of zijn hun activiteiten verbonden onder elkaar;
• en er bestaan bepaalde elementen die wijzen op een sociale cohesie tussen deze juridische entiteiten, zoals een menselijke gemeenschap die is verzameld in dezelfde gebouwen of nabije gebouwen, een gemeenschappelijk beheer van het personeel, een gemeenschappelijk arbeidsreglement of gemeenschappelijke collectieve arbeidsovereenkomsten of overeenkomsten die gelijkaardige bepalingen bevatten.

Deze vermoedens kunnen echter enkel worden ingeroepen door de vakorganisaties of de werknemers – de werkgever kan zich hier dus niet op beroepen.

Omgekeerd is het mogelijk dat een juridische entiteit moet opgesplitst worden in meerdere TBE’s. Zodoende is het mogelijk dat de TBE’s die eruit voortvloeien (of althans sommige onder hen) afzonderlijk niet het aantal personeelsleden bereiken dat vereist is met het oog op de organisatie van sociale verkiezingen. 

De wet legt echter eveneens de oprichting van een CPBW en een OR op in ondernemingen die – als juridische entiteiten (en niet als TBE) – gemiddeld 50 of 100 werknemers tewerkstellen. In deze gevallen moet een zogenaamde procedure van "hergroepering" van de TBE’s van eenzelfde juridische entiteit gevolgd worden totdat deze uiteindelijk de drempels van 50/100 werknemers bereiken.

Vertegenwoordigde personeelscategorieën

Na de sociale verkiezingen, zullen werknemers hun collega’s vertegenwoordigen in de OR en in het CPBW. De vertegenwoordiging zal berusten op een indeling volgens de verschillende personeelscategorieën in de onderneming: bedienden, arbeiders, jeugdige werknemers (indien de onderneming minstens 25 werknemers telt die jonger zijn dan 25 jaar op de dag van de verkiezingen) en kaderleden (indien de onderneming op dag X minstens 15 kaderleden telt)

'Kaderleden' wordt gedefinieerd als zijnde de bedienden die een hogere functie uitoefenen, die in het algemeen voorbehouden worden aan houders van een diploma van een bepaald niveau of aan diegenen die een evenwaardige beroepservaring hebben. De personen die behoren tot het leidinggevend personeel kunnen niet beschouwd worden als kaderleden.

Het zijn personen die een “hogere” functie uitoefenen, omwille van het gezag dat zij uitoefenen of louter omwille van de inhoud van de taak. Men neemt aan dat de functie van een kaderlid inhoudt dat men een autonome beslissingsbevoegdheid in het kader van de uitvoering van het werk, zekere bevoegdheid tot leiding en/of belangrijke verantwoordelijkheden heeft. 

Of een bepaalde werknemer behoort tot de categorie van de kaderleden zal dus steeds in concreto moeten worden beoordeeld en zal afhankelijk zijn van de aard en de structuur van de onderneming. 

Aanvang van de procedure - De eerste mededeling en beslissing

De verkiezingsprocedure vangt aan op X-60 (tussen 15 en 28 december 2023 in functie van de datum van de sociale verkiezingen), dit is 60 dagen vóór de aanplakking van het bericht waarin de datum van de sociale verkiezingen wordt aangekondigd binnen de onderneming (X).

Op die datum moet de werkgever allerlei informatie aan de werknemers en, desgevallend, aan de OR en het CPBW communiceren, waaronder de lijst van de functies van het zogenaamde “leidinggevend personeel” en de sociale en economische criteria die hij in aanmerking wil nemen met het oog op de bepaling van de TBE(’s).

Vervolgens begint een periode van 25 dagen van zogenaamde "raadpleging" met de OR en/of het CPBW, of, bij gebrek daaraan, met de vakbondsafvaardiging. In de loop van deze periode worden onder meer de criteria vermeld die door de werkgever worden aangenomen evenals zijn intentie om eventueel een juridische entiteit te verdelen in meerdere TBE’s of, omgekeerd, verschillende juridische entiteiten (niet) te groeperen in één enkele TBE.

Na verloop van die 25 dagen (dit wil zeggen op X-35) deelt de werkgever zijn schriftelijke beslissing mee waarin hij het aantal TBE’s vermeldt dat hij heeft beslist te aanvaarden en de beschrijving ervan geeft. Tegen deze beslissing kan door de werknemers en/of hun vakbondsorganisaties beroep worden ingesteld. 

Het leidinggevend personeel =?

Zoals bovenvermeld, op X-60, dient de werkgever de lijst van het leidinggevend personeel binnen de onderneming mee te delen. Deze eerste aankondiging moet bevestigd worden op dag X-35 (d.w.z. tussen 9 en 22 januari 2024 afhankelijk van de gekozen verkiezingsdatum). De werkgever zal later op basis van de lijst van het leidinggevend personeel zijn vertegenwoordigers in de overlegorganen aanduiden. Ze kunnen zich niet kandidaat stellen als werknemersafgevaardigde en hebben geen stemrecht.

De sociale verkiezingswet omschrijft het leidinggevend personeel als “de personen belast met het dagelijkse beheer van de onderneming, die gemachtigd zijn om de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden, alsmede de personeelsleden, onmiddellijk ondergeschikt aan deze personen, wanneer zij eveneens opdrachten van dagelijks beheer uitoefenen”.

In de praktijk gaat het om de twee hoogste niveaus in de hiërarchie van de personeelsstructuur, die belast zijn met de dagdagelijkse leiding van de onderneming.

Om de twee niveaus van de leidinggevenden te kunnen beoordelen, moet men kijken naar de feitelijke omstandigheden, met name wie dagelijks, effectief, zelfstandig en voortdurend de leiding neemt van de onderneming. De functietitel op zich is niet doorslaggevend.

Voor het uitvoeren van deze denkoefening kan het organogram een belangrijk hulpmiddel zijn

Wij herinneren er aan dat sinds de sociale verkiezingen van 2016, de “vertrouwenspersonen” de werkgever niet langer mogen vertegenwoordigen in de OR en in het CPBW. Zij mogen zich evenmin kandidaat stellen. Zij genieten bijgevolg hetzelfde statuut als de preventieadviseur.

Hoeveel mandaten?

Het aantal toe te kennen mandaten hangt af van het aantal werknemers dat in dienst is op dag X. Op basis van dit aantal zal het aantal van de toe te kennen effectieve mandaten het volgende zijn:

Er zullen bovendien evenveel plaatsvervangende als gewone leden zijn. Tot slot is het mogelijk om bijkomende mandaten toe te voegen voor de kaderleden in de OR.

Zodra het aantal mandaten vastgesteld is, worden deze verdeeld tussen de verschillende personeelscategorieën. De jeugdige werknemers krijgen hierbij voorrang, waarna de andere mandaten proportioneel verdeeld worden onder de verschillende personeelscategorieën die vertegenwoordigd zijn in de onderneming, met dien verstande dat aan elke categorie minstens één mandaat wordt toegekend.

Enkele nieuwigheden met betrekking tot verkiezingsprocedure voor de Sociale Verkiezingen van 2024

Enkele procedurele nieuwigheden voor de verkiezingen van 2024 moeten worden benadrukt

Oproepen om te stemmen kan elektronisch

In principe worden de oproepingen om te stemmen fysiek afgeleverd bij het bedrijf (op dag X+80, tussen 3 en 16 mei 2024).  In het geval van afwezigheid wordt de kiezer per aangetekende brief opgeroepen. Om verwarring te voorkomen moet de achternaam en de voornaam van de kiezer op de enveloppe worden vermeld.

Voor de sociale verkiezingen in 2024 zal de werkgever ook kiezers kunnen oproepen via andere wegen, op voorwaarde dat hierover een unaniem akkoord is bereikt binnen de OR of binnen het CPBW of, bij gebrek daaraan, tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging. Deze overeenkomst zal alleen gelden voor kiezers die een professioneel e-mailadres hebben en toegang tot een digitaal hulpmiddel op hun gebruikelijke werkplek.

De overeenkomst in kwestie moet uiterlijk worden gesloten op de dag waarop de aankondiging van de datum van de verkiezingen wordt gepost, d.w.z. uiterlijk op dag X. De werkgever moet een bewijs bewaren van deze alternatieve verzending van oproeping en van ontvangst door de ontvanger.

Bij gebrek aan bewijs van ontvangst door de geadresseerde moet de oproeping uiterlijk acht dagen voor de datum van de verkiezingen per aangetekende brief worden verzonden. Bij unaniem akkoord binnen de ondernemingsraad of het CPBW of, bij gebreke daaraan, bij akkoord tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging, kan deze methode worden vervangen door verzending van de oproeping via alternatieve wegen. In dat geval moet de werkgever aan de ondernemingsraad of het CPBW de lijst van kiezers bezorgen waarop de overeenkomst betrekking heeft.

Deelname van uitzendkrachten als kiezers

Sinds 2020 kunnen uitzendkrachten deelnemen aan de stemronde als ze aan twee anciënniteitsvoorwaarden bij de gebruiker hebben voldaan. Voor de stemronde van 2024 is slechts één anciënniteitsvoorwaarde vereist, namelijk 32 dagen effectief gewerkt hebben voor de gebruiker tijdens de maanden november en december 2023 en januari 2024.

Veiliger elektronisch stemmen

Sinds de sociale verkiezingen van 2020 kunnen kiezers elektronisch hun stem uitbrengen vanaf hun gebruikelijke werkplek, mits een overeenkomst (ten laatste op dag X) tussen de ondernemingsraad, het CPBW of de vakbondsafvaardiging. Deze overeenkomst moet de voorwaarden bepalen die toelaten het stemgeheim te garanderen en elke beïnvloeding van het stemgedrag tijdens de stemming te vermijden. De wet bepaalt nu dat voor deze elektronische stemming een end-to-end versleutelde netwerkverbinding moet worden aangeboden om een betrouwbare authenticatie van de kiezer te garanderen.

Bescherming tegen ontslag

De kandidaten en de verkozen personeelsafgevaardigden voor de OR of het CBPW zijn tegen ontslag beschermd (cfr. Wet van 19 maart 1991). Zij kunnen enkel worden ontslag wegens dringende redenen die voorafgaandelijk zijn erkend door de arbeidsrechtbank of wegens economische of technische redenen die voorafgaandelijk erkend zijn door het paritair comité.

Deze bescherming neemt een aanvang op dag X-30 (voor de sociale verkiezingen 2024, vanaf 14 januari tot 27 januari 2024), een datum waarop de werkgever nog geen kennis heeft van de kandidatenlijsten, die moeten hem pas worden overgemaakt uiterlijk op dag X+35. Het gaat hier om de zogenaamde “occulte beschermingsperiode”. Deze periode neemt een einde op de datum waarop de naar aanleiding van de volgende verkiezingen verkozen kandidaten worden aangesteld. 

Rekening houdend met de financiële sanctie gebonden aan de niet-naleving van deze bescherming (tot 8 jaar salaris), moet elke werkgever vanaf begin 2024 voorzichtig zijn bij het ontslaan van werknemers. Immers, elke ontslagen werknemer kan zich (alsnog) kandidaat stellen voor de verkiezingen en daardoor met terugwerkende kracht genieten van ontslagbescherming.

Gerechtelijke beroepen

Tijdens de verschillende fases van de sociale verkiezingsprocedure (op dag X-60, op dag X, ten laatste op dag X+40 en op dag Y+15) kunnen zich bijzondere betwistingen voordoen. Hiervoor gelden zeer korte termijnen en in principe is er geen beroep tegen de beslissing mogelijk. Indien nodig bieden wij op dat vlak specifieke begeleiding. 

In dit opzicht is een van de nieuwigheden voor de sociale verkiezingen van 2024 de mogelijkheid om onnauwkeurigheden in de verkiezingsuitslag op basis van louter materiële fouten te corrigeren, zonder tussenkomst van een rechter, op basis van een overeenkomst tussen de werkgever en alle representatieve organisaties van werknemers en leidinggevend personeel die kandidaten hebben voorgedragen.